15.08.2026•8 Min. Lesezeit

DSGVO und KI-Tools: welches Dokument darf in welches Werkzeug

Der Rahmenvertrag eines Kunden liegt als PDF auf dem Schreibtisch, 34 Seiten, irgendwo darin eine Haftungsklausel, die du nicht verstehst. Das Chatfenster ist zwei Klicks entfernt. An dieser Stelle entscheidet sich mehr als die Qualität der Antwort: Mit dem Upload verlässt das Dokument dein Haus.

Wie eine Vertragsprüfung mit KI abläuft, steht in Verträge mit KI prüfen. Hier geht es um die Vorfrage, die der Cluster KI-Dokumentenanalyse im Business sonst nirgends beantwortet: Welches Dokument darf überhaupt in welches Werkzeug?

Das hier ist Orientierung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Wo es eng wird, sage ich das ausdrücklich.

Drei Fragen, bevor die Datei hochgeht

Stecken personenbezogene Daten drin?

Personenbezogen ist nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht. Das ist weit mehr als der Name.

Eine Kundennummer reicht. Eine IBAN, eine private Mailadresse, eine Personalnummer, eine Unterschrift, der Satz „der Geschäftsführer der Musterbau GmbH”. Reine Angaben über eine Firma als juristische Person fallen nicht darunter, die Ansprechpartnerin in derselben Datei aber schon. Verträge, Rechnungen, Bewerbungen, Protokolle und Personalunterlagen enthalten fast immer Personenbezug, technische Spezifikationen und Gesetzestexte oft keinen.

Besonders geschützt sind die Kategorien aus Art. 9 DSGVO, also Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse Überzeugungen und einige mehr. Wer eine Krankmeldung, ein ärztliches Gutachten oder eine Schwerbehindertenanzeige in ein Chatfenster zieht, ist in einer anderen Risikoklasse unterwegs als jemand mit einer Lieferantenrechnung.

Bin ich vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet?

Diese Frage hat mit Datenschutz nichts zu tun, und sie wird trotzdem ständig übersehen. Ein NDA, eine Geheimhaltungsklausel im Rahmenvertrag, ein Vertraulichkeitsvermerk auf Ausschreibungsunterlagen: All das bindet dich unabhängig davon, ob im Dokument ein Name steht.

Viele Geheimhaltungsvereinbarungen erlauben die Weitergabe an Dienstleister, die zur gleichen Vertraulichkeit verpflichtet sind. Manche verlangen dafür eine vorherige schriftliche Zustimmung. Und manche verbieten die Weitergabe an Dritte schlicht. Der Unterschied steht in deinem Vertrag, nicht in einem Blogartikel.

Werden meine Eingaben zum Training verwendet?

Das hängt am Kontotyp, nicht am Markennamen des Tools. Dazu gleich mehr.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist die Eintrittskarte

Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag darüber. Ohne diesen Vertrag ist die Verarbeitung unzulässig, auch wenn der Dienst technisch hervorragend abgesichert ist.

Art. 28 Abs. 3 listet auf, was drinstehen muss: Gegenstand und Dauer, Art und Zweck, Kategorien betroffener Personen, Weisungsbindung, technische und organisatorische Maßnahmen, der Umgang mit Unterauftragnehmern, Löschung nach Ende der Leistung, Nachweis- und Kontrollrechte. Verantwortlich für die Daten bleibst dabei du. Der KI-Anbieter ist Auftragsverarbeiter, nachgefragt wird bei dir.

Anbieter stellen einen solchen Vertrag typischerweise für ihre Geschäftsprodukte bereit, und häufig muss man ihn aktiv abschließen. Bei reinen Endkundentarifen fehlt er oft ganz. Wer Kundendaten über einen Gratiszugang schickt, hat damit eine Lücke in der Dokumentation, nicht bloß ein ungutes Gefühl.

Zwei weitere Pflichten hängen daran, die im Kleinbetrieb gern untergehen: der Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Frage, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden hat dazu Orientierungshilfen veröffentlicht, im Juni 2025 eine zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bei KI-Systemen.

Privatkonto und Firmenkonto sind zwei verschiedene Produkte

Der Unterschied ist größer, als das gleiche Logo vermuten lässt. Bei den großen Anbietern gilt als Muster: Geschäftskonten trainieren standardmäßig nicht mit deinen Eingaben, Privatkonten schon, sofern du nicht widersprichst.

Stand Juli 2026, und weil sich genau diese Einstellungen häufig ändern, prüf es vor dem Einsatz selbst:

OpenAI nutzt Ein- und Ausgaben aus den Geschäftsprodukten sowie der API standardmäßig nicht zum Training. Im privaten ChatGPT-Konto ist die Trainingsnutzung voreingestellt und lässt sich in den Datenkontrollen abschalten.
Anthropic hat die Verbraucherbedingungen für Claude Free, Pro und Max zum 28. September 2025 geändert: Dort werden Unterhaltungen zum Training genutzt, wenn man nicht widerspricht. Kommerzielle Angebote und die API sind davon ausgenommen.
Google trennt Gemini für Workspace von der privaten Gemini-App. Mit entsprechender Workspace-Lizenz werden Eingaben weder zum Training verwendet noch von Menschen geprüft, im privaten Konto fließt der Aktivitätsverlauf in die Verbesserung der Dienste ein.

Auch ohne Trainingsnutzung werden Eingaben eine Zeit lang gespeichert, und auffällige Inhalte können zur Missbrauchsprüfung von Menschen gesehen werden. Genau deshalb ist „kein Training” nicht dasselbe wie „niemand sieht das”.

Berufsgeheimnisträger sind ein eigener Fall

Für Ärztinnen, Zahnärzte, Apotheker, Anwältinnen, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberaterinnen und weitere in § 203 StGB genannte Berufe gilt eine schärfere Regel als die DSGVO. Wer ein anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich strafbar. Ein Bußgeld wäre hier das mildere Ende. Es geht um Strafrecht und um die Kammer.

Seit dem Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter an der Berufsausübung schweigepflichtiger Personen, in Kraft seit dem 9. November 2017, gibt es dafür einen geordneten Weg. § 203 Abs. 3 StGB kennt „sonstige mitwirkende Personen”, zu denen auch Beschäftigte von Cloud-Dienstleistern zählen können. Das Offenbaren ihnen gegenüber ist erlaubt, soweit es für die Inanspruchnahme der Leistung erforderlich ist. Im Gegenzug müssen diese Personen zur Geheimhaltung verpflichtet werden, sonst greift Abs. 4. Dass der Dienstleister sorgfältig ausgewählt und die Zusammenarbeit beendet wird, wenn die Anforderungen nicht mehr eingehalten sind, verlangt das Berufsrecht, für Anwältinnen etwa § 43e BRAO.

Ob ein bestimmter KI-Dienst diese Anforderungen erfüllt, ist eine Einzelfallprüfung. Für Mandats-, Patienten- und Buchhaltungsakten ist das der Punkt, an dem du dir Rat bei Kammer oder Fachanwältin holst, bevor die erste Datei hochgeht.

Schwärzen und Pseudonymisieren: der Mittelweg, der im Alltag trägt

Viele Fragen, die du an ein Dokument hast, brauchen die Namen gar nicht. „Ist diese Haftungsklausel einseitig?” funktioniert genauso gut, wenn die Parteien „Auftraggeber” und „Auftragnehmer” heißen.

Also: Namen, Anschriften, Mailadressen, Konto- und Vertragsnummern raus, ersetzt durch stabile Platzhalter. Wichtig ist, dass ein Platzhalter über das ganze Dokument derselbe bleibt, sonst verlierst du die Bezüge. Beim Schwärzen im PDF geht regelmäßig dasselbe schief: Ein schwarzes Rechteck über einem Textblock löscht den Text nicht. Er bleibt in der Datei und wird beim Auslesen mitgelesen. Nutze die Schwärzen-Funktion deines PDF-Programms, die den Inhalt wirklich entfernt, oder exportiere eine bereinigte Fassung. Was Werkzeuge aus einer Datei tatsächlich herausholen, steht in welche Dateien KI wirklich lesen kann.

Pseudonymisieren ist keine Anonymisierung. Erwägungsgrund 26 der DSGVO stellt klar, dass pseudonymisierte Daten weiterhin personenbezogen sind, solange sich mit Zusatzwissen eine Person zuordnen lässt. Bei einem Vertrag, den es genau einmal auf der Welt gibt, reicht der Kontext für eine Zuordnung oft aus. Der Aufwand lohnt sich trotzdem, weil er das Risiko senkt. Er hebt es nicht auf.

Eine Ampel für den Alltag

Diese Einteilung ist eine Arbeitshilfe für den Schreibtisch, kein Gutachten. Ihr Zweck ist, die Entscheidung in zehn Sekunden zu treffen, statt sie eine Woche vor sich herzuschieben.

Grün, ohne langes Nachdenken: veröffentlichte Unterlagen, Gesetzes- und Normtexte, offene Ausschreibungen, Produktdokumentation, eigene Entwürfe ohne Personenbezug, anonymisierte Muster.

Gelb, nur im Firmenkonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Trainingsnutzung: interne Richtlinien, Angebote, Lieferantenrechnungen, Kundenverträge, Protokolle. Vor dem Upload schwärzen, was für die Frage nicht gebraucht wird. Das gilt auch für Rechnungen, die automatisch ausgelesen werden, nur dass die Entscheidung dort einmal für die ganze Strecke fällt.

Rot, bis jemand mit Fachkunde etwas anderes sagt: Gesundheits- und andere Daten nach Art. 9, Mandats- und Patientenakten, Personalakten und Bewerbungsunterlagen, Dokumente unter einem NDA, das die Weitergabe an Dritte untersagt, sowie alles, was dir jemand anvertraut hat, ohne dass du über die Weitergabe entscheiden darfst.

Nur liegt der Fall, in dem du sie wirklich brauchst, fast immer an einer Grenze. Dieselbe Kundenakte ist gelb, bis eine Krankmeldung darin liegt. Ein eigener Entwurf ohne einen einzigen Namen darin ist grün, bis eine Geheimhaltungsklausel darauf liegt. Drei Farben bilden das nicht ab, sie ersparen dir nur den Anlauf.

Umgekehrt ist Rot für alles ebenfalls eine Entscheidung: sicher, und ohne Nutzen. Wer sie trifft, sollte sie treffen und nicht in sie hineinrutschen.

Wann du wirklich Fachrat brauchst

Bei Berufsgeheimnissen, bei besonderen Kategorien nach Art. 9, bei einer wahrscheinlich nötigen Datenschutz-Folgenabschätzung, bei Mitbestimmungsfragen mit dem Betriebsrat und bei Kunden, die eigene Vorgaben zur KI-Nutzung machen. Das sind die fünf Fälle, in denen eine halbe Stunde Beratung billiger ist als der Rückbau.

Eine Pflicht, die unabhängig vom Dokument gilt

Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 und nimmt Unternehmen bei der KI-Kompetenz derer in die Pflicht, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Seit dem 27. Juli 2026 gilt die Vorschrift in der Fassung des Digital-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, und verlangt angemessene Maßnahmen zur Förderung dieser Kompetenz statt eines garantierten Niveaus. Für einen kleinen Betrieb heißt das keine Zertifizierung, sondern eine dokumentierte Einweisung: Wer darf was, in welchem Konto, mit welchen Daten.

Welche Fehler in der Dokumentenanalyse sonst noch teuer werden, steht in häufige Fehler bei der KI-Dokumentenanalyse. Die Vorfrage klärst du an echten Dateien: Nimm die drei Dokumente, die du zuletzt in ein Chatfenster gezogen hast, und beantworte für jedes die drei Fragen von oben. Lautet die Antwort auf Frage drei „weiß ich nicht”, öffne die Kontoeinstellungen deines Tools und sieh nach.

Quellen

Benedikt Backhaus

Experte für KI, Automatisierung und die Zukunft der Arbeit. Ich helfe Unternehmen und Einzelpersonen dabei, die Potenziale neuer Technologien zu nutzen.

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