11.08.2026•8 Min. Lesezeit

Ausschreibungen und Lastenhefte analysieren: Anforderungen extrahieren statt zusammenfassen

Ein Vergabeportal schickt ein ZIP-Archiv. Darin liegen Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen, ein Preisblatt in Excel und sieben Anlagen, zusammen knapp zweihundert Seiten. Abgabe in zwölf Tagen.

Die erste Frage ist nicht, was in dem Paket steht. Sie lautet: Könnt ihr das überhaupt bedienen, und was kostet euch das Angebot?

An dieser Stelle greifen die meisten zur Zusammenfassung. „Fass mir das Lastenheft zusammen.” Was zurückkommt, liest sich flüssig und hilft wenig. Zusammenfassungen glätten: Sie geben den Gesamteindruck wieder und verschlucken den Nebensatz auf Seite 94, in dem ein Zertifikat verlangt wird, das ihr nicht habt.

Bei Ausschreibungen brauchst du das Gegenteil von Glättung.

Anforderungen sind Einzelteile, kein Fließtext

Ein Lastenheft ist nach DIN 69901-5 die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Das Pflichtenheft ist die Antwort darauf und beschreibt, wie und womit realisiert wird. Die VDI-Richtlinie 2519 Blatt 1 beschreibt das Vorgehen für beide Dokumente.

Das entscheidende Wort in dieser Definition ist „Gesamtheit”. Eine Forderung steht selten dort, wo du sie suchst. Sie verteilt sich über Kapitel, Tabellen, Fußnoten und Anlagen, und ein Teil davon steckt in Formulierungen, die gar nicht nach Anforderung klingen.

Der Auftrag an die KI heißt deshalb: zerlegen, nicht verdichten.

Sechs Sorten ziehst du getrennt heraus, weil jede eine andere Konsequenz hat.

Muss-Kriterien. Alles mit „muss”, „ist zwingend”, „hat zu erfolgen”. Wer sie nicht erfüllt, fliegt raus, egal wie gut der Rest ist.

Wertungskriterien. Was bewertet wird, mit welchem Gewicht, nach welcher Punkteskala. Nach § 127 GWB geht der Zuschlag an das wirtschaftlichste Angebot, bestimmt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben Preis und Kosten dürfen qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte einfließen.

Fristen und Termine. Angebotsfrist, Bindefrist, Frist für Bieterfragen, Ausführungszeitraum.

Formvorschriften. Einreichungsweg, Dateiformate, verlangte Formblätter, Seitenlimits, Signaturform, Sprache.

Ausschlusskriterien. Was zum Ausschluss führt, unabhängig von der Qualität deines Angebots.

Geforderte Nachweise. Referenzen, Mindestumsätze, Zertifikate, Versicherungssummen, Eigenerklärungen.

Die letzten beiden Sorten sind die, an denen Angebote sterben. § 122 GWB verlangt Eignung und begrenzt die zulässigen Kriterien auf drei Kategorien: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Wie du das belegst, regelt § 48 VgV. Bei EU-weiten Verfahren muss der Auftraggeber die Einheitliche Europäische Eigenerklärung als vorläufigen Beleg akzeptieren, echte Nachweise darf er später nachfordern.

Die Bekanntmachung ist strukturiert, die Unterlagen sind es nicht

Seit dem 25. Oktober 2023 sind für EU-weite Bekanntmachungen die eForms verbindlich, die europäischen Standardformulare nach der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780. Auftragsgegenstand, Verfahrensart, Fristen und CPV-Codes liegen damit als definierte Datenfelder vor.

Beim Finden und Filtern hilft dir das. Für die Analyse endet der Vorteil genau dort, wo es interessant wird: Die eigentlichen Vergabeunterlagen kommen weiterhin als PDF, Word-Datei und Excel-Tabelle, in beliebiger Gliederung, gelegentlich als Scan.

Trenne deshalb die beiden Ebenen sauber. Die Metadaten aus der Bekanntmachung übernimmst du unverändert, sie sind bereits maschinenlesbar. Die Extraktion richtest du auf die Unterlagen, und dort gelten dieselben Vorsichtsmaßnahmen wie bei jedem langen Dokument. Das Vorgehen steht in Ein langes PDF mit KI analysieren.

Das Ausgabeformat macht die Analyse erst überprüfbar

Eine Anforderungsanalyse, die als Fließtext zurückkommt, kannst du nicht prüfen. Du kannst sie nur glauben.

Deshalb gibst du das Format vor, bevor du die Datei hochlädst. Eine Zeile pro Anforderung, immer dieselben Spalten:

ID	Anforderung (wörtlich gekürzt)	Typ	Fundstelle	Erfüllungsstatus	Nachweis	Offene Frage
A-014	Zertifizierung nach ISO 27001 zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe	Muss	Eignungskriterien, Ziff. 4.2, S. 11	offen	Zertifikatskopie	Reicht die Zertifizierung des Rechenzentrumsbetreibers?
A-015	Reaktionszeit im Störfall unter vier Stunden	Muss	Leistungsbeschreibung, Ziff. 7.3, S. 46	erfüllt	SLA-Auszug	keine
B-003	Erfahrung mit vergleichbaren Projekten wird mit bis zu 10 Punkten bewertet	Wertung	Bewertungsmatrix, Anlage 3	teilweise	drei Referenzen	Was gilt als vergleichbar?

Vier dieser Spalten leisten die eigentliche Arbeit.

Die Fundstelle ist die wichtigste. Ohne Kapitel- und Seitenangabe kannst du nicht nachschlagen, und ohne Nachschlagen ist jede Zeile eine Behauptung. Sprachmodelle erfinden Anforderungen, die plausibel klingen und nirgends stehen. Wie du solche Stellen systematisch abfängst, steht in Halluzinationen in der Dokumentenanalyse erkennen.

Der Erfüllungsstatus hat genau drei Werte: erfüllt, teilweise, offen. Kein „grundsätzlich machbar”. Die Unschärfe ist der Feind, weil sie sich bis in die Angebotserstellung fortpflanzt.

Die Spalte Nachweis zwingt zur Ehrlichkeit. Eine Anforderung, die ihr erfüllt, aber nicht belegen könnt, ist im Vergabeverfahren nicht erfüllt.

Und die offene Frage ist die Spalte, die dir Geld spart. Sie sammelt alles, was du innerhalb der Fragefrist beim Auftraggeber klären lassen kannst. Wer diese Frist verstreichen lässt, verhandelt später mit sich selbst.

Diese Liste wird lang, und der übliche Einwand dagegen lautet: mehr Aufwand, als das Angebot wert ist. Sie bildet aber nur den ehrlichen Umfang der Aufgabe ab, und die Alternative spart nichts. Sie erledigt dieselbe Arbeit im Kopf, ohne Beleg und ohne Übergabemöglichkeit an eine Kollegin.

Ein Prompt-Gerüst, das die Struktur erzwingt

Der Prompt macht drei Dinge: Rolle, Aufgabe, Ausgabeformat. Die ausführliche Fassung dieses Bauplans steht in Der Prompt für Dokumentenanalyse.

Du analysierst Vergabeunterlagen für einen Bieter. Deine Aufgabe ist Extraktion, nicht Zusammenfassung.

Ziehe aus den beigefügten Dokumenten jede einzelne Anforderung heraus und gib sie als Tabelle aus, mit den Spalten: ID, Anforderung, Typ (Muss / Wertung / Form / Frist / Nachweis), Fundstelle mit Dokumentname und Seite, Zitat des Originalsatzes.

Erfinde nichts. Wenn du eine Anforderung vermutest, sie aber nicht wörtlich belegen kannst, schreib sie in eine getrennte Liste „unsicher” mit Begründung.

Beurteile nicht, ob wir sie erfüllen. Diese Spalte fülle ich selbst.

Der letzte Satz ist der wichtigste. Sobald das Modell den Erfüllungsstatus mitschätzt, produziert es Optimismus, und der wandert ungeprüft ins Angebot.

Danach kommt ein zweiter Durchgang, rückwärts: Du gibst die fertige Tabelle zusammen mit den Originaldokumenten erneut hinein und fragst, welche verpflichtenden Aussagen im Dokument stehen, die in der Tabelle fehlen. Diese Gegenrichtung findet regelmäßig etwas. Warum lange Dokumente in der Mitte an Genauigkeit verlieren, ist in Kontextfenster und lange Dokumente beschrieben.

Bid oder No-Bid bleibt deine Entscheidung

Die Tabelle beantwortet die Frage nicht, ob ihr bieten solltet. Ablesen lässt sich trotzdem viel: die Zahl der offenen Muss-Kriterien, die Zahl der Nachweise, die ihr erst beschaffen müsstet, und die Menge an Fragen, die vor Abgabe geklärt sein müssen. Drei offene Muss-Kriterien mit unklarer Beschaffbarkeit sind ein anderes Signal als zwölf.

Die Entscheidung selbst hängt an Dingen, die nicht in den Unterlagen stehen. Wie stark ist der bisherige Anbieter verankert? Passt der Auftrag zu dem, was ihr ohnehin ausbauen wollt? Was macht die Angebotserstellung mit den drei Wochen, in denen ihr eigentlich liefern müsst? Und: Wollt ihr diesen Kunden?

Deswegen ist die Bid-Entscheidung eine Managemententscheidung mit besserer Datenlage, keine Auswertung. Wer sie an ein Modell delegiert, delegiert die Verantwortung für einen Vertrag, den ein Mensch unterschreibt.

Wo die Methode aufhört

Drei Grenzen, die ich nicht wegdiskutieren würde.

Vergaberecht ist Recht, nicht Textverständnis. Oberhalb der EU-Schwellenwerte greifen GWB, VgV und die Vergaberechtsschutzverfahren. Diese Schwellen liegen seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge, bei 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden, bei 432.000 Euro für Sektorenauftraggeber und bei 5.404.000 Euro für Bauaufträge; sie gelten bis Ende 2027. Ein Sprachmodell kann dir die Fundstelle zeigen. Ob eine Klausel vergaberechtlich zulässig ist, beantwortet dir eine Fachanwältin.

Fristen sind hart, und manche laufen gegen dich, bevor du es merkst. Nach § 160 Abs. 3 GWB musst du einen erkannten Vergaberechtsverstoß innerhalb von zehn Kalendertagen rügen. Verstöße, die schon aus der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist. Und ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn er später als 15 Kalendertage nach der Mitteilung eingeht, der Rüge nicht abhelfen zu wollen. Eine Frist, die deine Extraktion übersieht, ist eine Frist, die niemand mehr repariert.

Eine übersehene Formvorschrift kostet den ganzen Auftrag. § 57 VgV ordnet den Ausschluss an, unter anderem für Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, für fehlende geforderte Unterlagen, für Änderungen an den Vergabeunterlagen und für fehlende Preisangaben. Der Auftraggeber kann fehlende Unterlagen nachfordern, seit Juli 2026 auch leistungsbezogene, solange sie nicht in die Wertung eingehen. Er muss es nicht. Auf dieses Ermessen zu bauen, ist keine Strategie.

Dazu kommt die Vertraulichkeitsfrage: Vergabeunterlagen enthalten oft Daten, die nicht in jedes beliebige Tool gehören. Welches Dokument in welches Werkzeug darf, steht in DSGVO und Vertraulichkeit bei KI-Tools.

Der nächste Schritt

Wo dieser Schritt in der größeren Systematik sitzt, steht im Leitfaden zur KI-Dokumentenanalyse im Business; den verwandten Fall, wenn du selbst der Auftraggeber bist und eingehende Angebote vergleichst, behandle ich in Angebote vergleichen mit KI. Anfangen kannst du aber woanders.

Nimm die letzte Ausschreibung, die ihr verloren habt. Lass die Anforderungen extrahieren, in genau dem Format oben, und leg die Tabelle neben euer damaliges Angebot.

Zwei Ergebnisse sind möglich. Entweder ihr habt Anforderungen übersehen, dann weißt du jetzt, wo eure Lücke sitzt. Oder ihr habt alles erfüllt und trotzdem verloren, dann lag es an der Wertung, und du solltest das nächste Mal die Bewertungsmatrix zuerst lesen. Beides ist mehr wert als jede Zusammenfassung.

Quellen

Benedikt Backhaus

Experte für KI, Automatisierung und die Zukunft der Arbeit. Ich helfe Unternehmen und Einzelpersonen dabei, die Potenziale neuer Technologien zu nutzen.

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